MAPEAMENTO UFBA/PROAD/CAD 2018
A Coordenação de Arquivo e Documentação - CAD, vinculada à Pró-Reitoria de Administração, informa que a partir de 19 de Novembro de 2018 os colaboradores Alda Lucia Santos de Oliveira, Babuska Gonlçalves Lima, Claudia Lebre Pita, Diego Santos do Nascimento, Erica Carolina Serrano Borges, Eulina Maria Conceição Nascimento dos Santos, Evelin Costa dos Santos, Gabriela Silva Sousa, Gislene Almeida Souza, Jean Frederick Brito Xavier, Jose Claudio de Carvalho Rodrigues, Joseneide Figuereido Pinho da Conceição, Lucas Rodrigues Andrade, Luci Cleide Santos de Santana, Odeilma da Silva da Cruz e Valtemiria Barbosa dos Santos, devidamente identificados, visitarão as unidades/órgãos da UFBA a fim de:
- Mapear geograficamente os locais que armazenam documentos;
- Coletar informações sobre a massa documental existente nestes locais;
- Coletar informações sobre as condições ambientais de armazenamento, e
- Coletar informações sobre a administração destes acervos.
Tal iniciativa compete a esta Coordenação, conforme redação do artigo 17 do Regimento interno da Reitoria desta Universidade (abaixo):
- Realizar mapeamentos e diagnósticos nas unidades documentais, em arquivos setoriais correntes e intermediários de Unidades Universitárias e de outros órgãos;
De posse destas informações, será possível realizar um diagnóstico preciso sobre a situação dos arquivos setoriais existentes na Universidade e propor alterações e medidas adequadas a cada caso, obedecendo aos seguintes critérios:
- Qualidade dos arquivos (espaços fisicos, políticas internas de preservação e conservação, serviços oferecidos, capacitação dos servidores).
- Quantificação do acervo total da universidade (noção da quantidade da massa documental a ser organizada).
Estas ações visam atender a efetivação da Gestão Documental, sendo de extrema importância a realização de mapeamento nas unidades documentais desta Universidade, como um mecanismo que propicia a identificação e a possível solução dos problemas organizacionais dos documentos de arquivo. Em síntese, a análise dos dados coletados objetiva conhecer a real situação dos arquivos. Assim, solicitamos a V. Sas. que informem às pessoas responsáveis pela recepção de nossos colaboradores sobre estas visitas, a fim de alcançarmos resultados positivos com estas ações, de modo a elaborar um manual de procedimentos arquivísticos para a UFBA, o qual favorecerá a recuperação das informações de forma rápida e eficiente através de instrumentos de pesquisa.