Execução dos Convênios Diretamente na UFBA
EXECUÇÃO DO CONVÊNIO DIRETAMENTE PELA UFBA
UNIDADE/ÓRGÃO
- Recebe cópia do Convênio assinada pelas partes
- Toma conhecimento do ingresso do recurso financeiro através do Órgão Concedente ou da SAD – DCA
- Preenche o formulário de Solicitação de Crédito - SC , indicando no corpo do formulário as seguintes informações:
- nome da entidade convenente
- o objetivo do Convênio
- os elementos de despesa com os respectivos valores (plano de aplicação do Convênio)
- o comprovante do ingresso do recurso se tiver recebido do órgão concedente
- Registra o processo no SIAD e o envia à Divisão de Contabilidade e Auditoria - DCA
DCA
- Verifica se houve o ingresso do recurso solicitado e procede da seguinte forma:
- Caso não confirme o ingresso , aguarda a remessa do recurso pelo Órgão Concedente para liberar a SC
- Caso confirme o ingresso , instrui o processo , registra-o no SIAD e encaminha à PROPLAD
PROPLAD
- Analisa o processo e encaminha ao Setor de Orçamento para a liberação da Nota de Distribuição de Crédito - NDC
PROPLAD - SETOR DE ORÇAMENTO
- Analisa e elabora a NDC
- Arquiva o processo de Solicitação de Crédito
- Envia eletronicamente a NDC para a Unidade/Órgão solicitante
UNIDADE/ÓRGÃO – SECRETARIA DE APOIO OU EQUIVALENTE
- Recebe a NDC através do Sistema de Apoio Orçamentário - SAPO
- Comunica ao dirigente e ao executor do Convênio
- Recebe do executor do Convênio a Solicitação de Compra e/ou Contratação de Serviços de acordo com o previsto no projeto aprovado pelo órgão concedente
- Consulta o Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores - SICAF a relação dos fornecedores de material e/ou , serviço solicitado (a consulta é feita nos terminais da PCU ou da DCA ou da DIM)
- Envia por fax um Pedido de Cotação de materiais - PCM a , no mínimo , três fornecedores ou justifica caso não consiga as três cotações
- Procede uma análise das cotações tendo como base o menor preço e a qualidade
- Confirma se é dispensada a licitação (se não for , fazer a licitação)
- Envia à Diretoria da unidade/órgão para autorização o MAC - Mapa de Apuração das Cotações , indicando o fornecedor escolhido
DIRETORIA DA UNIDADE/ÓRGÃO OU EXECUTOR DO CONVÊNIO
- Autoriza a compra do material ou a contratação do serviço
- Envia a autorização e o MAC para a Secretaria de Apoio ou Órgão equivalente
SECRETARIA DE APOIO OU EQUIVALENTE
- Emite a nota de Empenho - NE em quatro vias , indicando no campo do histórico da NE o Convênio a que se refere a despesa
- Assina e data todas as vias e obtém a assinatura do dirigente
- Abre processo de Dispensa de licitação e anexa três vias da NE , arquivando uma via
- Envia para a divulgação no Sistema de Divulgação Eletrônica –SIDEC (Divisão de Material ou a própria Unidade/Órgão)
DIVISÃO DE MATERIAL OU UNIDADE/ÓRGÃO
- Lança os dados no SIDEC e atribui um número à dispensa
- Encaminha através de despacho à Divisão de Contabilidade e Auditoria - DCA , para controle e registro da NE no SIAFI
DCA
- Registra a NE no SIAFI , arquiva uma via da NE e devolve o processo à Unidade/Órgão
SECRETARIA DE APOIO OU EQUIVALENTE
- Encaminha uma via da NE cadastrada no SIAFI para o fornecedor e arquiva a outra via
- Recebe do fornecedor o material/serviço e a 1ª e 2ª vias da Nota Fiscal – NF , constando o nome do Convênio no campo da NF
- Desarquiva uma via da NE para conferir com a NF o material recebido do fornecedor ou a especificação do serviço
- Segue Rotina de Recebimento , Conferência e Distribuição de Material ou verifica se o serviço foi devidamente prestado
- Forma o processo de pagamento contendo : capa de processo (modelo 209) , uma via da NE , 1ª via da NF , processo de dispensa , folha de informação e Guia de Acompanhamento de Documentos - GAD
- Arquiva uma via da NE e a 2ª via da NF em pasta própria
- Envia o processo para a Divisão de Patrimônio/DP se for aquisição de equipamento ou material permanente para liquidação e pagamento
DCA
- Analisa e confere o processo de acordo com a legislação própria e liquida
- Encaminha à Coordenação Financeira - COFIN da SAD para o pagamento
COFIN
- Efetua o pagamento e registra no SIAD a Ordem Bancária - OB de pagamento
- Informa à Unidade/Órgão a realização do pagamento